Трата рабочего времени впустую

Трата рабочего времени впустую – поглотители времени, которые мешают вашей ежедневной эффективности на работе. Если избавиться от них, можно значительно больше успевать за счет оптимизации работы.

Актуальность

Наши усилия по оптимизации работы должны быть ориентированы не только на более эффективное и быстрое выполнение самих дел, но и на избавление от поглотителей времени, которые съедают много времени, которое можно было бы потратить на продуктивные дела.

Бизнес-тренеры называют следующие основные причины траты времени впустую

• Поиск вещей из-за того, что те лежат не на своем месте. Если это продолжается регулярно, т.е. вы постоянно пребываете в поиске каких-то вещей, стоит задуматься. В недельном пересчете получится несколько часов.
• Встречи, хотя большинство вопросов может быть урегулировано по телефону или электронной почте. Если ничего важного обсуждать не нужно, нет необходимости собираться и куда-то ехать. Быстрее сделать это при помощи средств связи.
• Телефон. Однако и телефон может быть поглотителем времени, особенно если обсуждение какого-то вопроса неоправданно затягивается.
• Перерывы – необоснованные и неправильно потраченные. Если вы прервались, чтобы сделать зарядку для спины – это одно, а обсуждение внешнего вида начальницы – это совершенно бесполезная трата времени.

• Прокрастинация (т.е. откладывание на потом). Прокрастинация опасна не только сама по себе. Последствия ее могут быть весьма печальны. Например, из-за того, что договор не был своевременно подготовлен, впоследствии он может быть не подписан (изменились условия, партнеры передумали, получили более выгодное предложение и т.д.). Информация могла устареть, и теперь ее придется проверять перед тем, как использовать.
• Рутинная бумажная работа, вызванная внутрикорпоративной «бюрократией». Некоторые компании грешат тем, что заставляют работников слишком часто отчитываться о своей работе, да еще и в письменном виде. Это только забирает драгоценное рабочее время.
• Возникающие в ходе работы проблемы и необходимость их урегулировать. Если все делать вовремя, большинства можно было бы избежать.
• Стремление все сделать самому, в то время как некоторые дела можно вполне переложить на плечи других людей (они прекрасно с ними справятся).
• Пренебрежение некоторыми делами ради выполнения других. Если вы «тянете» несколько проектов, то должны уделять время всем им. В противном смысле не было смысла и начинать.
• Неактуальная информация. Используйте только свежие данные, в противном случае ваша работа может пойти насмарку.

Как изменить свои привычки

Если вы проанализировали свой рабочий день и поняли, насколько некоторые вещи мешают вам быть эффективными, пришло время изменить ситуацию.

На самом деле, все мы знаем, как устранить помехи. Чтобы не тратить время на поиск вещей, нужно постоянно поддерживать порядок, для чего отводить время в ежедневном расписании. Также нужно приучить себя сразу возвращать вещи на свои места, чтобы к концу дня не скапливалось несколько слоев. Для того, чтобы не затягивать перерывы и избежать бесполезного трепа по телефону, нужно воспитывать в себе самодисциплину. Хотите быть более эффективным человек – больше успевать, не брать работу домой, получить повышение, заниматься дома только любимыми делами? Остается только одно – стараться все успеть на работе.

Как измениться

21 день. Именно три недели требуется человеку для того, чтобы измениться – перестать разбрасывать вещи, вставать по первому зову будильника и т.д. Конечно, поначалу будет тяжело интенсивно трудиться весь день, особенно если раньше вы минимум два часа в день тратили на разговоры с коллегами и чаепития.

Как измениться?

• Во-первых, изменения нужно внедрять сразу? Хотите победить бардак – принимайтесь за наведение порядка. Коллеги зовут выпить чая – продолжайте упорно трудиться. Отведите в расписании время и сразу разбирайте почту, не откладывая письма на потом.
• Во-вторых, всю сложную (в том числе не очень приятную) работу планируйте на утро. Это снижает стресс. Разбивайте большие задачи на куски, однако не слишком маленькие. Помните, что переключение с задачи на задачу тоже требует много сил и определенное время.

Преимущества

В итоге вы получите не только больше времени, но и…

• избавитесь от стрессов, которые вызваны авралами и постоянным откладыванием дел на потом;
• получите одобрение начальства, ведь прослывете дисциплинированным работником;
• будете получить большее удовольствие от работы – то, что у нас получается, всегда мотивирует, воодушевляет;
• пропадет чувство вины из-за незаконченной в срок работы.

Ссылки

• Копилка времени, женская социальная сеть myJulia.ru

• Как добиться повышения по службе, женская социальная сеть myJulia.ru