Нехватка времени

Нехватка времени – дефицит временного ресурса, который проявляется в том, что человек многое не успевает.

Причины

Специалисты по тайм-менеджменту считают, что проблема вовсе не в нехватке времени. В чем же тогда?

• Важность. Времени всегда не хватает на важные дела. Ведь если бы мы не успели что-то малозначительное, то даже не заметили бы этого. Вывод – необходимо правильно распределять дела на срочные и важные, терпящие отлагательств и вообще бесполезные.

Совет: Используйте матрицу Эйзенхауэра для правильной расстановки приоритетов. Тогда все важное вы будете успевать, а неважное не принесет вам никаких неприятностей и душевных страданий.

• Объемы. Планировать мало так же плохо, как планировать много. И вот почему. Если вы наметили мало дел, вы нерационально отнеслись к драгоценному ресурсу – времени. Конечно, вы довольны выполненным планом, но если план ничтожен, очень трудно испытывать радость от его реализации. С другой стороны опасно планировать слишком много. Ведь физически невозможно переделать десятки дел за день, как бы сильно вы ни старались.

Совет. Планируйте адекватно своей скорости работы и другим обстоятельствам. Для этого проведите хронометраж, который покажет, куда уходит время. С этой же целью можно воспользоваться системой учета времени Любищева. В соответствии с полученными данными вы сможете более адекватно планировать свое время и успевать реализовывать свои планы.

• Эмоции. Очень часто сосредоточиться на выполнении важных задач нам мешают эмоции. Кому-то не дает покоя утренняя перебранка с мужем, кого-то мучает мысль, что он слишком мало зарабатывает. А еще нас отвлекают чужими проблемами через аську, социальные сети, телефонные звонки (привет подружкам).

Совет. Научитесь отгораживаться от посторонних мыслей и мешающих вам людей. Поймите, что прямо сейчас ваша задача состоит в другом, а эмоциями делу не поможешь. Устраните все, что может отвлекать вас от выполнения нынешней задачи, успокойтесь и попытайтесь сосредоточиться. Поймите, что сумма, указанная в расчетном в конце месяца, гораздо важнее, чем очередная (уже третья в этом месяце) ссора вашей подруги Светы с ее бойфрендом. По крайней мере, для вас.

• Неумение говорить «нет» . Очень часто решать наши собственные задачи и добиваться целей нам мешают люди, которым мы так и не научились говорить «нет». Только вы собрались засесть за важную статью, как забегает коллега, которая просит «одним глазком» взглянуть на список вопросов к интервью. Вы начинаете читать, обсуждать, втягиваетесь в долгую беседу, и это «минутное дело» отрывает вас от работы на целый час. А там уже и до обеда недалеко. Время упущено, голова уже «несвежая». Словом, неумение сказать «нет» привело к тому, что ваша работа пострадала из-за чужой проблемы, к которой вы не имеете никакого отношения.

Совет. Говорить «нет» может не каждый. Гораздо проще сказать «давай через часик» или «зайди, пожалуйста, после обеда». А сами занимайтесь тем, что важно для вас прямо сейчас.

• Рутинная работа. Очень часто сосредоточиться на важном, главном мешает большое число мелких рутинных заданий. Все их можно выполнить быстро – в этом как раз и состоит ваша ошибка, когда вы решаете вначале «переделать мелочь», чтобы она «на вас не висела». В результате уходит драгоценное время, на важную сложную работу не остается ни времени ни сил.

Совет. Во-первых, старайтесь делать рутинную работу как только она появилась. Это значит сразу отвечайте на письма, записывайте в телефонную книгу нужные номера телефонов, передавайте информацию коллегам и т.д. Во-вторых, для рутинных дел используйте образовавшиеся интервалы времени. Допустим, до конца рабочего дня осталось 40 минут. Ни на что серьезное сил, разумеется, уже нет. Вместо того, чтобы весело болтать с коллегами по кабинету, используйте это время как раз для мелких дел. Тогда они не будут у вас накапливаться и занимать драгоценное время следующего дня.

• Мотивация. Очень вероятно, что вы слишком долго «раскачиваетесь» и работаете медленно из-за низкой мотивации. Возможно, вы «засиделись» в этой должности или считаете, что вам «не доплачивают». Выходит, что вы зря «просиживаете штаны» на работе. Во-первых, вы ничего не делаете для того, чтобы решить проблему низкой мотивации (не ищете новую работу, не пытаетесь добиться прибавки и т.д.). Во-вторых, из-за того, что вы не стараетесь, вы не можете достичь «потолка заработной платы» даже в этой должности.

Совет. В данном случае проблема заключается вовсе не в нехватке времени. Вы должны либо что-то сделать для изменения ситуации, либо перестать жаловаться и смириться, а также делать все от вас зависящее на нынешнем месте работы.

Как все успевать?

• Обозначьте личностные ценности. Другими словами, решите, что для вас более важно. Не отступайте от своих ценностей – поставьте на их основе цели. Пусть дела, приближающие вас к поставленным целям, всегда выполняются в первую очередь.

• Планируйте день, неделю, месяц, если умеете – год и больше.

• Записывайте все важное, чтобы не забывать и не ввергать себя в состояние цейтнота, аврала.

• Начинайте свой день с главных дел, мелкие же вопросы решайте между делом.

• Делегируйте, если у вас есть такая возможность. Если не получается делать это на работе, делегируйте в других сферах – например, дома. Если ваши домочадцы все уши прожужжали вам про то, что хотят тот самый вкусный торт, который вы делали два месяца назад, пусть уберут в квартире. Ни при каких обстоятельствах не увеличивайте объем времени, выделенный на домашние дела. Пусть он остается фиксированным. В жизни есть вещи намного важнее, чем сладость, которую слопают за полчаса.

• Стелите соломку. Народная мудрость гласит: знал бы где упадешь, соломки подстелил бы. Вот и вы стелите соломку по мере возможности. Это значит всегда продумывайте не только план «А», но и план «Б», страхуйтесь (даже если вас называют перестраховщиком), тщательно собирайте полезную информацию. Пусть на каждый случай у вас будет продуман запасной вариант.

• Наведите порядок на столе, в документах, на рабочем столе компьютера. Во многих случаях это облегчит вам работу.

• Если вам не хватает времени на большую, сложную работу (вас постоянно отвлекают и т.д.), научитесь разбивать ее на части. Что-то можно сделать утром, до планерки, что-то отложить на после обеда. Слона всегда легче есть по кускам. То же самое касается и домашних дел. Если мыть посуду сразу, а не складывать ее в раковину, вам не потребуется на уничтожение груды тарелок целый час. Если вы не терпите генеральных уборок, наводите порядок по 20 минут каждый день. Это освободит ваши выходные для действительно приятных дел и позволит как следует отдохнуть вместо того, чтобы потратить физические и моральные силы на домашнюю работу, после которой не хочется идти ни гулять, ни в гости, ни в кино.

• Не тратьте время на ерунду. Может оказаться, что ваша личная результативность сильно страдает из-за привычки часами зависать в аське или вконтакте. Согласитесь, это несерьезно. Особенно для человека, который хочет жить успешно и интересно.

Автор: Марина Тумовская