Цейтнот

Избегать цейтнотов помогает лишь предельная организованность и самодисциплина

Цейтнот (в переводе с немецкого Zeit - время и Not - нужда) – напряженный период нехватки времени для выполнения каких-то дел.

Группа риска

От цейтнота нет панацеи нигде – ни в крупном холдинге, ни в маленькой фирме. По той простой причине, что цейтнот – это свойство, демонстрирующее, что компания «живет». А значит, в компании периодически происходят изменения, которые требуют всеобщей мобилизации - запускаются новые проекты, открываются торговые точки или пункты обслуживания, планируется участие в различных выставках, семинарах. Впрочем, цейтнот провоцируется не только внутренними подвижками, но и внешними обстоятельствами – меняется законодательство, порядок, правила организации деятельности.

По этой причине никто не застрахован от цейтнота. Тем не менее, личная организованность и самодисциплина позволяют переживать напряженные периоды с «минимальными потерями». Тайм-менеджмент поможет!

В большинстве случаев в цейтнотах виноват сам человек

Причины

• Политика руководства. От некоторых авралов застраховаться очень сложно. Например, руководство вашей компании, которой принадлежит редакция, только и думает о том, чтобы заработать как можно больше денег (а таких много). Поэтому ваш начальник соглашается на предложение клиента в последний день выкупить полосу в газете под рекламное размещение. Вот вам и незапланированная работа. Готовая полоса снимается, на ее место ставят рекламную, которую еще нужно вычитать и отредактировать. Это срочная работа для верстальщика, корректора, редактора. Может так случиться, что часть материала со снятой полосы все равно нужно поставить в номер, поэтому ее ставят на другую полосу, которую опять же нужно переверстывать, переделывать. Другими словами, если руководство вашей компании в погоне за прибылью берется за выполнение суперсрочной работы, аврал будет сопровождать вашу работу. И в этом не ваша вина, в этом ваша беда.

• Личная неорганизованность. Если речь не идет о срочной работе, причиной цейтнота может быть личная неорганизованность сотрудника. Например, получив новое задание, работник не торопится с его выполнением и все время откладывает на потом. В итоге он дотягивает почти до «дедлайна» (крайнего срока), и затем впопыхах пытается выполнить задание. Разумеется, с такими явлениями нужно бороться. Ведь спешка создает напряжение. Кроме того, в результате не вовремя выполненной работы можете пострадать и вы (лишат премии), и другие сотрудники (накажут весь отдел). Чтобы этого избежать, заведите ежедневник и составляйте план работы на день. Неукоснительно следуйте ему – только так можно победить собственную лень.

• Желание успеть всё. Иногда человек берет на себя слишком много – набирает столько работы, что она ему просто не по силам. Он стремится быть везде и всюду, участвовать одновременно в ряде проектов, постоянно выступает с инициативой и так далее. Результатом такого поведения может быть и цейтнот, и сидром хронической усталости, и нервный срыв. Все-таки нужно распределять нагрузку. Деньги – это хорошо, но и ведь и здоровье не железное. Если вы не будете давать себе перерывов, а продолжать работать по вечерам и выходным, долго вы не протянете.

• Перфекционизм. Иногда к цейтноту приводит… перфекционизм, то есть желание выполнить работу как можно лучше. «Хорошо» нас, видите ли, не устраивает – подавай «отлично». В итоге мы тратим на какое-то задание слишком много времени, залезая в «дебри», копая там, где делать этого не нужно. От этого страдает какой-то другой фронт работ и возникает цейтнот.

Умение планировать и жить по плану – залог вашего профессионального успеха

Профилактика

• Страховка. В любой компании или организации периодически возникают дела, которые «нужно было сделать еще вчера». Пожалуй, это даже не самое страшное, ведь какое-то время для выполнения сверхсрочного задания у вас есть. Самое неприятное, что у вас была запланирована и «своя работа». Кроме того, есть и ежедневные рутинные обязанности, которые никто не отменял. Вот и получается, что вы в авральном режиме пытаетесь успеть сделать и первое, и второе, и третье. Отсюда вывод: не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня. Если у вас выдается какой-то отрезок свободного времени, не тратьте его на 40-минутный перекур или чаепитие в соседнем кабинете. Подстрахуйтесь – сделайте какую-нибудь терпящую отлагательств работу, и тогда при появлении срочной работы на вас не будет висеть сразу все.

• Порядок во всем. Как показывают исследования, в условиях хаоса на поиск необходимых документов тратится незаслуженно много времени. А все почему? Потому что мы толком не знаем, что и где лежит. Особенно жалко потерянного времени в периоды цейтнота, когда дорога каждая минута. Вывод очевиден – наведите и поддерживайте порядок на столе. Приучить себя к этому несложно. На столе должны быть только те бумаги, которые имеют отношение к выполняемый в текущий момент работе. Все остальное сложите в папки, файлы и уберите в стол или на полку. Ничто не должно мешать или отвлекать вас.

• Ежедневник. Все держать в голове невозможно, а потому вы можете забыть о какой-нибудь встрече или другом важном деле из-за собственной забывчивости и рассеянности. Чтобы такого не случалось, фиксируйте все дела в ежедневнике, помечая их различными значками или буквами в зависимости от степени срочности. Это поможет вам избежать цейтнотов.

• Начало. Всегда начинайте работу с главных и важных дел. Мелочевка подождет, а действительно серьезные дела не терпят отлагательств. Не секрет, что наступление цейтнотов связано именно с крупными делами. Как раз с мелкими проблем не возникнет – в крайнем случае, их можно перенести или перепоручить кому-то.

• Полезные привычки. Прекрасной профилактикой цейтнота служат хорошие привычки, которые вы можете выработать в себе:
  • своевременный подъем по утрам способствует ясному уму и хорошей памяти – возможность собираться на работу спокойно позволит вам ничего не забыть и избавиться от нервной спешки;
  • привычка сразу отвечать на письма, чистить почтовый ящик от ненужных сообщений, распределять письма по папкам, чтобы потом их было проще найти, помогает экономить уйму времени;
  • полезно выбрасывать ненужные бумаги, чтобы они не мешали новым, действующим – именно поэтому так важно периодически проводить «ревизию» в столе, папках и т.д.
  • не идти не «перекур», пока вы не закончили с определенной работой – в противном случае вы отвлечетесь и сможете о чем-то забыть; побеждать в себе соблазн ходить на перекуры или пить кофе со всеми коллегами подряд.

Автор: Марина Тумовская

Ссылки

• Как выбраться из цейтнота, женский журнал myJane.ru
• Как успеть ВСЁ, женская социальная сеть myJulia.ru