Эффективное планирование рабочего времени

Как успеть выполнить все обязанности, возложенные на вас на работе? Этот вопрос возникает у многих людей. Часто можно услышать жалобы, как много поручений надо выполнить, из-за большого количества работы приходится задерживаться на работе или приезжать в выходные дни, чтоб доделать важную работу. Миллионы людей находятся в постоянной борьбе за время. А ведь некоторые даже не задумываются, что можно всего лишь научиться эффективно распределять свое рабочее время. Сейчас мы об этом поговорим.

Выделяем главное

Для начала требуется некоторое время наблюдать со своей работой как бы со стороны. Пусть под рукой будет записная книжка. Она нужна для того чтоб записывать всю проделанную работу. Все обязанности до мелочей обязательно вписывать. Есть работа, которая имеет периодичность, её мы выполняем в конце месяца или квартала, один раз в неделю в какой-то день и т.д. Про такую работу тоже необходимо помнить и записывать с указанием периодичности. Итак, составили полноценный список своих обязанностей, идем дальше.

Хронометраж рабочего времени

Далее вы должны сделать хронометраж рабочего времени. Только зная информацию, сколько времени по факту тратится на то или иное задание, вы сможете четко планировать свой день. Есть специальные таблицы, которые помогут осуществить хронометраж времени. Внесите в таблицу ваши основные обязанности, которые вы уже составили ранее. Бланк для выполнения хронометража подготовьте заранее, и чтоб он всегда был перед глазами. Необходимо сделать несколько замеров одной и той же операции. Фиксируйте время начала и окончания выполненной работы. Обязательно учитывайте и перерывы в работе, всё время, потраченное на обед и чаепития записывайте. Когда вы закончили весь процесс следует провести анализ полученного хронометража. По каждой операции рассчитайте среднее арифметическое значение, оно и будет считаться основным временем, потраченным на выполнение этого задания. Теперь зная, сколько требуется времени на выполнение той или иной задачи, вы сможете планировать свой рабочий день.

Планирование

Для основательного планирования своего рабочего времени нам потребуется ежедневник. Не стоит думать, что вести свои дела таким образом это участь бизнесменов. В планировании рабочего дня следует учесть индивидуальные особенности. Кому-то утром легче решать сложные задачи, требующие умственной деятельности, а после обеда более легкие дела. У кого-то наоборот происходит, утром себя трудно растормошить и можно заняться спокойной деятельностью. Затем, пользуясь своей таблицей хронометража рабочего времени, составляем план действий. В идеале, конечно, составить план сразу на неделю вперед. Если возникают сложности, можно для начала на день. План работы необходимо составлять с вечера на следующий день. Чтоб утром в спешке ничего не упустить. В таблице уже собраны все задания, которые мы делаем в течение дня. Зная, сколько требуется времени на ту или иную задачу, исходя из этого, планируем рабочий день. Так вы не запланируете лишней работы, закончите все вовремя. Все знают, что отдых это смена деятельности. А потому в планировании рабочего дня лучше чередовать разные виды деятельности, например умственную и бумажную работу. Так вы будете меньше уставать и всё успевать. Итак, мы научились составлять план работы на один день. Теперь можно планировать на 2-3 дня вперед. Не забудьте учесть периодичность некоторых видов работ, которые у нас возникают в определенный период времени. Например, в конце месяца отчетный период у вас. Значит, большую часть другой работы, не зависящей от периодичности надо выполнить к этому времени. Так вы разгрузите себя, и времени будет достаточно, чтоб выполнить отчеты. Вам не придется задерживаться после работы или работать в выходные дни. Если подходить к планированию своего рабочего времени внимательно, вы будете успевать выполнять все поставленные задачи в срок. У вас может высвободиться дополнительное время. Которое можно потратить на саморазвитие или чтение дополнительной литературы для работы.

Каждая вещь имеет свое место

А вы замечали, что порой много времени уходит на работе на поиски какого-то документа или контактных данных клиента. И тут можно немного выиграть для себя время. Для этого всего лишь надо, чтоб каждая папка была на своем месте. Желательно все папки подписать, какие документы там лежат и за какой период времени. Рабочий стол всегда надо содержать в полном порядке. В компьютере не менее важно чтоб был порядок, все документы распределены на папки, каждая имеет свое название. Имея везде такой порядок, найти нужную информацию будет легко и главное быстро.

Планируя свое рабочее время, вы заметите, что времени у вас стало больше. Также не будет волновать вопрос «А все ли я успела сделать?». В эмоциональном плане вы будете спокойнее и увереннее себя чувствовать. Так что если вы еще сомневаетесь, заняться планированием своего рабочего дня или нет, однозначно «ДА».

Ссылки

• Тайм-менеджмент: простые способы управления временем, женский портал Stranamam.ru