Принципы успешного планирования рабочего времени

Принципы успешного планирования рабочего времени – это основные правила, соблюдая которые, можно эффективно и разумно распределять свое рабочее время, чтобы получить максимальный результат от трудовой деятельности.

Актуальность

Умение планировать свое рабочее время – это очень полезный навык, необходимый многим работающим людям, особенно тем, которые самостоятельно определяют сферу задач для достижения поставленных целей. Грамотное распределение своих сил и времени ведет к разумной их затрате, и в итоге, к максимально положительному результату. Для того, чтобы не тратить ценное рабочее время зря, нужно тщательно спланировать его и выявить наиболее важные мероприятия, которые нужно провести. Планировать свой рабочий день нужно ежедневно, по завершению трудового дня, подводя итог деятельности за прошедший день. Анализируя что сделано за день, что не сделано или выполнено сверх нормы, можно грамотно спланировать следующий день, чтобы с самого утра взяться за самые важные дела и задачи. В этом и заключается положительный эффект планирования.

Для того, чтобы научиться эффективному планированию своей деятельности в течении рабочего дня необходимо освоить несколько правил, которые помогут в достижении наиболее комфортного режима совершения трудовых подвигов. Они заключены в некие принципы, алгоритмы действий, придерживаясь которых, Вы с легкостью освоите науку планирования.

Правило 70/30

В этом правиле заключена мудрость распределения рабочего времени. Приступая к планированию дня не старайтесь все свое время распланировать поминутно. Необходимо учитывать, что всегда появляются неожиданные обстоятельства, на которые необходимо будет выделить некоторое время. При полном распределении трудового дня очень часто возникают отклонения от плана, которые в конечном итоге приводят к его не выполнению. А у человека, следующему этому плану, возникает ощущение, что он, точно робот, выполняет свою работу, не имея возможности внести свои коррективы в процесс.

Поэтому разделяя время на выполнение основных задач, оставляйте себе примерно 30% свободного времени для решения рутинных задач, форс-мажорных обстоятельств или на отдых. А в запасе имейте такую работу, которой можно заполнить случайно образовавшееся свободное время.

Планируйте свой день накануне вечером

Ежедневное составление плана на следующий день в конце рабочего дня – это проверенная техника эффективного планирования своего времени. Не откладывайте ее выполнение на следующий день, так как утром это займет значительно больше вашего времени нежели вечером. Подводя итог пройденного трудового дня, Вы точно знаете, что получилось сделать, а что не успели, как лучше выполнить ту или иную задачу, с кем еще можно встретится или созвониться для достижения положительного результата. Поэтому ежевечернее планирование наиболее эффективно. К тому же придя утром на работу, Вы уже точно знаете, с чего начать не теряя лишнего времени на обдумывание перспективных задач.

Выделяйте приоритете

Самые важные дела необходимо записывать в первую очередь, тем самым уточнив их приоритетность перед прочими задачами. Расставлять приоритеты и уметь их правильно выделять – это одна из важных черт успешного человека. Очень часто, хватаясь за мелкие рутинные дела, работник постепенно теряет силы и драгоценное время, не успевая выполнить самое важное.

Для обозначения важных дел, страничку ежедневника можно разделить на две половины. В одной из них указать наиболее важные задачи, а в другой те, которые могут и подождать.

Соблюдайте реалистичность задуманного

Не стоит создавать такое расписание дня, которое вам не по плечу. Если Вы задумали большой объем работ и занесли его в распорядок на один день, в надежде мобилизовать свои силы, в итоге можете получить совершенно иную картину. Не «дотянув» и до малой части поставленного плана, стремление к успеху у вас пропадет и наступит апатия. Поэтому рассчитывайте на свои реальные силы. Лучше с легкостью реализовать чуть заниженный план и получить от этого радость и уверенность в своих силах, чем разочароваться в своей работоспособности и потерять интерес к работе.

Планируйте важные дела на первую половину дня

Утром Вы полны сил и бодрости, чтобы совершить трудовые подвиги. У многих складывается впечатление, что первая половина дня тянется долго, а вторая половина «пролетает» за считанные минуты. Поэтому важно, не откладывая в дальний ящик, взяться за решение важных, первостепенных задач с самого утра. Если в середине дня Вы ощутите, что основная часть работы выполнена и Вам остается доделать только самую малость, то настроение от этого только улучшиться. А в конечном итоге день завершиться в хорошем настроении и бодром расположении духа, с чувством выполненного долга.

Оставляйте себе время для отдыха и перерывов

Планируя выполнение задач, непременно вносите в свой график 15 минутные перерывы на отдых, особенно если ваша работа сидячая или связанна со статической позой во время трудовой деятельности. Ваш организм будет крайне благодарен за такие периоды отдыха и ответит хорошим самочувствием, которое будет способствовать легкому завершению дел.

Крупные задачи и цели дробите на несколько этапов

Выполнение крупного проекта, требующего занятость в течение нескольких дней или недель необходимо разделить на несколько этапов. Так Вам легче будет спланировать продвижение работ, их сроки выполнения и получить удовлетворение от продвижения к намеченной цели. Если ежедневно вносить в план данные о необходимости выполнения крупного проекта, то в итоге, Вам будет сложно оценить результат своей деятельности и эффективность работы за день. К тому же пункт плана о выполнении этого проекта так и будет переноситься изо дня в день, уменьшая ваш интерес и стремление его быстрее закончить. Дробление на небольшие этапы – это стимул к работе. Выполнив очередной этап, Вы сможете почувствовать удовлетворение от завершенной работы и сможете оценить насколько быстро и эффективно сработали, как ближе стали к намеченной цели. К тому же это позволяет быстрее продолжить работу над проектом, так как начиная новый этап Вы уже знает, с чего именно начать.

См.также

• Ежедневник
• Планирование
• Экономия времени
• План работы на день
• Тайм-менеджмент

Ссылки

• Составляем план на день. Метод "Альпы", женская социальная сеть myJulia.ru
• О планировании и целях (из книги Сергея Потапова "Как управлять временем"), женская социальная сеть myJulia.ru