Личный помощник

Личный помощник – помощник руководителя, персональный ассистент.

По сути личный помощник – это тот же секретарь, но с расширенными функциями. О профессии представительницы слабого пола могут судить по двум фильмам – первой части полнометражного фильма «Секс в большом городе», где писательница Кэри Брэдшоу наняла себе помощницу, чтобы разобраться с делами, переездом и т.д., и нашумевшемe «Дьявол носит Прада», в котором весь сюжет построен вокруг работы главной героини у редактора журнала “Подиум», железной леди Миранды Пристли. Многое в лентах приукрашено, но в целом картинка складывается довольно ясная. Личный помощник – это приближенное лицо шефа или шефини, которое решает множество самых разных организационных и не только проблем, человек, которого могут потревожить в любое время суток, а еще «отправить туда не знаю куда и принести то не знаю что».

Функциональные обязанности

Среди обязанностей личного помощника руководителя можно перечислить следующие:

• работа с документами, информацией;
• организационные обязанности;
• широкий круг обязанностей в условиях деловой среды, а также решение вопросов, не имеющих никакого отношения к работе.

Функциональные обязанности могут отличаться в зависимости от опыта работы сотрудника. В иностранных компаниях существуют градации вроде:

• assistant – новый ассистент, не имеющий опыта работы
• experienced assistant - младший ассистент, проработавший в компании более года
• semi-senior – ассистент, имеющих от 2 лет опыта работы
• senior assistant - старший ассистент, проработавший в должности более 3 лет.

Очевидно, что новичкам достается самая «грязная» и рутинная работа вроде документов, перевода, решения организационных вопросов при проведении мероприятий. Чем статус выше, тем ответственнее и интереснее круг обязанностей. Если вы помните, то у и Миранды Пристли было две помощницы, одна из которых бегала за кофе, а другая должна была ехать на мероприятие года в Париж…

Качества

Личный помощник должен уметь работать на опережение, то есть угадывать потребности руководителя еще задолго до того, как они будут высказаны, прогнозировать развитие событий и менять «План А» на «План Б», если того потребуют обстоятельства.

В числе личных качеств, которые необходимы каждому, кто хочет преуспеть в профессии, можно назвать трудолюбие, исполнительность, организованность, аккуратность, ответственность, коммуникабельность, дипломатичность, стрессоустойчивость, гибкость, умение быстро обрабатывать большие потоки информации и планировать.

Разумеется, необходимы навыки работы на компьютере и, в зависимости от области работы, владением одним или несколькими иностранными языками.

Плюсы и минусы

К преимуществам работы личным помощником можно отнести следующие:

• возможность работать у специалиста высокого класса, успешного управленца, предпринимателя или знаменитости;

• возможность попасть в интересную вам сферу, завести там связи, знакомства, а затем продвинуться по карьерной лестнице;

• возможность путешествовать, если руководитель часто выезжает по делам за рубеж;

• получение управленческого опыта и т.д.

К недостаткам работы относятся:

• необходимость постоянно быть при руководителе, «терпеть» его и всюду следовать за ним;

• тяжелый график работы – мало того, что рабочий день у руководителя длится дольше, чем у остальных, так и на выходных нередко приходится работать; а если руководитель работает, то он постоянно дергает и личного помощника, который в курсе всех его дел;

• если руководитель не желает терять хорошего помощника, он может не только без энтузиазма отнестись к желанию сотрудника уйти на другую должность, но и чинить ему в этом всяческие препятствия;

• при столь широком круге обязанностей и тяжелом графике работы зарплата у личного помощника оставляет желать лучшего; на достойный уровень оплаты труда могут рассчитывать лишь те, кто проработал на должности несколько лет и при условии понимания важности данного аспекта со стороны руководителя, в противном случае это может быть стрессовая работа «за копейки».

Автор: Марина Тумовская

Ссылки

• Помощник руководителя, консультация «Построение собственного бизнеса. Карьера в руках бизнес-леди» в женском журнале myJane.ru