Улучшение списка дел

Улучшение списка дел – совершенствование списка дел с целью более быстрого и эффективного их выполнения.

С первого взгляда кажется, что список дел– это простейший инструмент планирования и тайм-менеджмента, лишенный каких бы то ни было важных особенностей. Список дел – это просто перечень всего, что вам необходимо сделать. И точка. Однако список дел, или как его называют американцы to-do-list, может ускорить или, напротив, задержать старт работы, мотивировать на выполнение дел и достижение целей или, наоборот, отбивать всякое желание даже смотреть на этот список.

Адресность

В первую очередь убедитесь, что все пункты из вашего списка предназначены для исполнения вами, а не кем-то другим. Если же вы хотите кого-то проконтролировать, то так и формулируйте: «Узнать у Елены, на каком этапе находится подготовка к проведению акции в супермаркете К.».

Реалистичность

Все пункты в списке должны быть реальны для исполнения. Не надо вписывать то, что вы не можете сделать. Ключевое условие выполнения любого дела – это доступ ко всем необходимым ресурсам (время, деньги и т.д.) и наличие условий. Если чего-то не хватает, причем, постоянно, стоит подумать о том, чтобы вычеркнуть дело из списка. Можете перенести его в список планов с неопределенными сроками. Возможно, когда-нибудь у вас появится все необходимое для его осуществления. Например, вы очень хотите изучать иностранный язык, однако по причине загруженности на работе и дома вы не можете выделить даже полчаса в день, чтобы позаниматься. Наличие пунктов «повторить неправильные глаголы английского языка» и «выучить 10 новых слов», которые отчаянно маячат в списке, пытаясь привлечь ваше внимание, - это вовсе не гарантия того, что вы когда-нибудь найдете время и силы, чтобы выполнить эти пункты. К тому же, невыполняемое в течение длительного времени действие вызывает чувство вины. Наконец, иностранный язык нельзя учить один или два раза в месяц – это бессмысленно, процесс должен быть систематическим. Так что если не можете, просто вычеркните.

Конкретность

Пункты должны быть сформулированы максимально конкретно. Неправильные варианты формулировок: «Работать над новой концепцией», «Писать статью», «Подготовить материалы для каталога», «Переделать макет». Правильные варианты: «Сформулировать миссию и утвердить ее у шефа», «Собрать данные статистики для статьи и оформить отдельным подпунктом», «Отобрать 12 текстов для каталога и отправить дизайнеру», «Внести в макет изменения в тексте, присланные Д., и отправить на утверждение» и т.д.

Действие

Каждый пункт должен выражать действие, которое нужно выполнить. Это не должно быть нечто абстрактное вроде «Недостающие данные для отчета - ?» или «Сладкий стол в школе - ?». Дела нужно формулировать так, чтобы вы знали, что должны предпринять, а не так, чтобы ваша мысль останавливалась при взгляде на этот пункт плана. А именно: «Узнать в бухгалтерии данные такие-то и вписать их в отчет» и «Испечь торт к сладкому столу по рецепту Марии Михайловны» / «Заказать торт для сладкого стола по телефону, который дала Света».

Объем

Очень важно научиться формулировать пункты списка так, чтобы они не были слишком большие или слишком маленькие. Слишком объемные дела не дают представления об объеме и этапах работы. Например, не стоит формулировать задачи так: «Закончить реферат», «Написать интервью», «Связать шарф», «Убрать на кухне». Оптимально, чтобы каждый пункт мог быть выполнен за 20-30 минут. С этим учетом и нужно формулировать дела, а именно:

• Пункты для реферата нужно расписать так: «Написать заключение для реферата», «Составить список литературы», «Распечатать реферат», «Сдать реферат».
• Интервью: «Снять текст интервью», «Оформить «профессиональную» часть интервью с К.», «Оформить «личную часть интервью с К.», «Отредактировать интервью», «Отправить интервью на согласование», «Сдать интервью редактору».
• Кухня: «Вымыть плиту», «Вымыть посуду», «Убрать рабочую поверхность», «Убрать в шкафчике» и т.д.
• Шарф: «Выбрать и купить нитки для шарфа», «Найти схему для шарфа», «Вязать шарф полчаса» и т.д.

Следует, однако, избегать и другой крайности – дробить дела слишком мелко. Впрочем, есть одно исключение – очень неприятные дела. Для них и 5-минутные регулярные «забеги» - это большой прорыв (например, в вопросах уборки – собрать разбросанные вещи, помыть посуду и т.д.).

Срочность

Основным недостатком списка дел в сравнении с планом является тот факт, что план предусматривает указание приоритетности дел, в то время как список – это просто перечень. Исправить ситуацию можно при помощи выделения срочных дел в списке особым цветом. Так вы будете видеть более срочные дела и выполнять их в первую очередь.

Часть целого

Некоторыми делами нет смысла заниматься, если у вас нет возможности регулярно посвящать им время. Один пример мы уже привели – иностранный язык. Точно так же не имеет смысла раз в месяц полчаса читать деловую книгу – через месяц вы просто забудет, о чем шла речь на первых 20 страницах. Точно так же ситуация обстоит с уборкой – невозможно за полчаса разгрузить недельную захламленность.

Минус ненужное

Чистите список, вычеркивая дела, которые вы делегировали, которые отпали сами собой, которые вы не хотите выполнять (и их можно не выполнять).

Лучший вид списка – это план

Самый эффективный способ заставить список дел выполняться – это превратить его в план.

Ссылки

• Противные дела: как проглотить лягушку, женский журнал myJane.ru

• Что делать с незавершенными делами, женский журнал myJane.ru

• Тайм-менеджмент для женщин, женская социальная сеть myJulia.ru
• Как добиться успеха: менеджер собственной жизни, женский журнал Nevestushka.ru