Структуризация дел

Структуризация дел – сортировка дел по степени важности с целью более эффективного использования времени.

Актуальность

Упорядочить дела стоит по целому ряду причин.

• Во-первых, структуризация дел сама по себе позволяет вам понять, что для вас срочно и важно, а что может подождать. Это возможность расставить приоритеты и наметить пути достижения целей.
• Во-вторых, структуризация дел позволяет выделить время на самые важные и срочные дела, не отвлекаясь при этом на менее существенные;
• В-третьих, это позволяет снизить уровень стресса. Если вы успели сделать самые важные дела, но не успели что-то несущественное и несрочное, вы не придадите этому значения и будете чувствовать себя спокойно. Если же, напротив, из-за всяких мелочей вы не сможете уделить время самому главному, сильнейший стресс вам обеспечен. А стресс, как известно, не только провоцирует проблемы с психикой, но и плохо сказывается на здоровье в целом, вызывая хронические заболевания (проблемы с сердечно-сосудистой системой, желудочно-кишечным трактом и т.д.).
• Как мы уже отметили, взвешенный подход, разумный объем и сроки позволяют подавить стресс и спокойно заниматься делами. Надо ли говорить, что это приводит к более качественному и быстрому выполнению намеченного, то есть повышает эффективность.

Приемы структуризации дел

• Общий список. Для начала нужно составить список всего-всего, что необходимо сделать. Вы можете завести для этих целей маленький блокнот. Как только вы вспомните какое-то дело, сразу запишите его, чтобы не забыть.

• Разделите дела по категориям. Например, рабочие, домашние, личные вопросы. Разделите дела, требующие вашего непосредственного присутствия (например, собрание в школе, поход к стоматологу и т.д.) и дела, которые можно урегулировать по телефону/интернету (например, купить билет, заказать такси, узнать график работы терапевта и т.д.).

• Согласно закону Парето, на выполнение важных дел уйдет не более 20 процентов рабочего времени. Поэтому не бойтесь больших проектов и «неподъемных» задач. Просто выделите на них самое продуктивное время дня.

Матрица Эйзенхауэра (сортировка дел на 4 категории)

Немногие знают, что именно 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр придумал деление дел на четыре категории: важное и срочное, важное, но несрочное, срочное, но неважное, не срочное и не важное.

• Важное и срочное. Эта категория включает в себя дела, к которым нужно приступать немедленно, поскольку именно от них зависит успешность проекта и ваша карьера в целом.
• Важное, но несрочное. Важные дела – дела, имеющие значение для вашего профессионального роста. Однако, как видим, их выполнение может немного подождать.
• Срочное, но не важное. Такие задачи можно перепоручить кому-то другому.
• Не срочное и не важное. Сюда относятся дела, которыми можно пренебречь, поскольку пользы лично вам от них никакой.

О важных делах

Вообще, старайтесь каждый день значимый отрезок времени уделять важным делам. Во-первых, потому, что важное, но не срочное рискует в любой момент стать срочным, а это приведет к очередным стрессам и цейтнотом. Кроме того, если не уделять внимание важному, а тратить его на второстепенное, теряется смысл всей работы. Возникает ощущение, что вы топчетесь на месте.

Важные задачи необходимо решать самому. Во-первых, потому что не стоит доверять то, что для вас важно, тому, кто может не справиться. Во-вторых, это касается важных для вас вещей и, скорее всего, вашей карьеры в целом.

Поэтому для важных дел лучше «застолбить» место в расписании. Вы убедитесь, как благотворно на вас будете действовать их выполнение, даже если вы сможете выделить небольшой отрезок времени. Например, для мамы в декретном отпуске «не горят» сроки такого занятия, как рисование. Однако большинство и представить себе не может, как эта самая мама воспарит над рутиной и бытом, если сумеет выкроить часик-другой на любимое занятие. Почему? Все просто – самореализация для нее очень важна.

Известно, что многие люди практикуют одновременное выполнение нескольких дел. Это целесообразно только если дела по своему характеру абсолютно разные. Например, можно без ущерба для эффекта красить ногти и смотреть сериал. Если же пытаться распределять внимание между написанием статьи, письма и размещением релизов на сайте, можно допустить серьезные ошибки. Рекомендуется сначала написать статью (как самое сложное дело, требующее максимальной концентрации), а уже потом писать письма и размещать материалы.

Ссылки

• Если вам не хватает времени, женская социальная сеть myJulia.ru
• Несколько советов, как эффективно работать дома и не сойти при этом с ума, женская социальная сеть myJulia.ru