Тайм-менеджмент

Время – бесценный ресурс

Тайм-менеджмент (с англ. управление временем) – раздел науки и практики, посвященный проблемам и методам оптимизации затрат времени. Зачем оптимизировать время? А затем, что 25 часов в сутках все равно не будет, а во избежание постоянных цейтнотов важно научиться распоряжаться теми временными ресурсами, которые есть в нашем распоряжении. Среди главных идей тайм-менеджмента (ТМ) – выполнение работы с наименьшими затратами и наиболее качественными результатами без спешки, стрессов, с удовольствием от работы. Успех усиливает мотивацию, что позволяет работать лучше, делать меньше ошибок и рождает желание самосовершенствоваться. Цель ТМ – упорядочить использование времени на основе его учета и оперативного планирования.

История

Популярность ТМ приходится на 80-е годы XX века. С повышением ритма жизни и стремлением к успеху в профессиональной сфере как одной из базовых ценностей западного общества ученые стали стремиться сформулировать и донести до людей, как лучше организовать свое время так, чтобы все и всегда успевать. Издательские дома стали сотнями выпускать не только брошюры, но и целые «талмуды» по рациональному использованию времени.

Популярность ТМ достигла такого уровня, что распространилась далеко за пределы профессиональной сферы – его секретами стали пользоваться не только руководители и менеджеры, но и рядовые сотрудники, а также студенты, домохозяйки и пенсионеры. Последний миф насчет того, что ТМ не подходит славянскому менталитету развеялся по мере того, как ТМ стали широко внедрять на уровне целых организаций и предприятий.

Помехи времени

Без ежедневника не обойтись

Первое, что нужно сделать, - это установить причины потери вашего времени. Для этого можно использовать два основных способа: 15 минут, когда вы фиксируете то, чем занимаетесь, каждые четверть часа (более трудоемкий способ, подходит только для дисциплинированных) и деление дня на четыре части: утро до работы, работа до обеда, работа после обеда и вечер после работы. Проведя такой хронометраж в течение нескольких дней, вы увидите, куда уходят драгоценные минуты и часы.

Исходя из практики к основным поглотителям времени относятся:

• отсутствие четкой цели;
• отсутствие приоритетов;
• низкая мотивация;
• стремление за один раз сделать слишком много;
• недостаточность информации о задачах и путях их решения;
• отсутствие должного планирования рабочего дня;
• личная неорганизованность (непрекращающаяся болтовня в офисе, беспорядок в компьютере и на рабочем столе);
• синдром «откладывания» и т.д.

Когда вы выяснили, что же мешает вам плодотворно работать, постарайтесь устранить поглотителей. Например, старайтесь меньше разговаривать на работе на отвлеченные темы, составляйте более четкие и реальные планы, разберитесь со своей мотивацией – что является причиной вашего нежелания активно работать?.. Быть может, вы засиделись на своей должности или работа вам вообще не по душе, и вы трудитесь здесь только ради денег.

Технологии ТМ

Несложные технологии, которые уже на протяжении нескольких десятилетий помогают миллионам людей грамотно распоряжаться временем, пригодятся и вам, если вы хотите «оседлать» временной ресурс.

Бодрое утро – залог эффективной работы

• Бодрое утро. Для того, чтобы эффективно работать, нужна бодрость. Поэтому результаты трудового дня во многом зависят от того, как вы начнете день. Во-первых, нужно помнить, что утро начинается с вечера, а значит, ложиться спать нужно до полуночи. Во-вторых, утром нужно делать зарядку, принимать душ и обязательно завтракать. В-третьих, следует позитивно настраивать себя психологически на решение предстоящих задач. Тогда у вас обязательно все получится.

• Расстановка приоритетов. Дела нужно делать по мере их важности и значимости. Причем, лучше начинать прямо с утра, чтобы на «после обеда» осталась несрочная и несложная работа, которая не будет для вас кошмаром. Здесь действует принцип, сформулированный итальянским экономистом Вильфредо Парето: 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, остальные 20% итога поглощают 80% рабочего времени. Словом, сначала решайте жизненно важные задачи, а потом многочисленные мелкие, носящие второстепенный характер.

• Планирование. На листе бумаги или в вордовском файле запишите все свои планы на предстоящий день, еще раз проанализируйте, сможете ли вы выполнить все задуманное, а потом зачеркните лишнее. Приучайте себя осуществлять намеченное. Это не только дисциплинирует вас, но и подарит радость от реализации планов, а значит, повысит мотивацию.

• Полный порядок на рабочем столе . Каждому из нас известно, сколько времени можно потратить на поиск всего одного важного документа, который «неизвестно куда запропастился». Жить в беспорядке очень накладно – с точки зрения того, что «время - деньги». Возьмите себе за правило время от времени наводить порядок в бумагах, книгах и файлах. Пусть разбор «завалов» произойдет не сразу – разделите кабинет на зоны и действует поэтапно. Сначала наведите порядок на письменном столе, затем на рабочем столе компьютера, затем в каждой и папок. Потом можно перейти к ящикам стола, полкам шкафа и т.д. Со временем будет проще – останется только поддерживать этот порядок.

• Технология саморазгрузки . Одна из основных проблем современных деловых людей – неумение отдыхать. При этом доказано, что человек может работать дольше и эффективнее, если будет делать регулярные перерывы на отдых, оптимально – в течение 10 минут каждый час. Это даже может не быть отдых в полном смысле этого слова – просто смена деятельности. Например, можно удалить ненужные файлы, сделать важный личный звонок и т.д.

• Метод «пяти пальцев» (по Л. Зайверту). Лотар Зайверт сформулировал простой и удобный метод ежедневного итогового контроля в ТМ. Это элементарная техника, в которой за каждым пальцем руки закреплен определенный параметр качества достижения цели. «Пятипальцевый» метод итогового контроля позволяет быстро и глубинно проконтролировать наиболее значимые итоги дня.

• М (мизинец) — мысли, мыслительный процесс. Что нового я сегодня узнал? В чем возросла моя компетентность? Какие новые и важные идеи сегодня пришли мне в голову?

Планирование: не оставить цейтнотам ни единого шанса!

• Б (безымянный) — близость к цели. Что я сегодня сделал и чего достиг? Как это приближает меня к цели жизни?

• С (средний палец) — состояние духа. Каким сегодня было мое настроение, расположение духа? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией?

• У (указательный) — услуга, помощь, сотрудничество. Чем я сегодня помог другим? Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами?

• Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. Что я сделал сегодня для моего здоровья, физической формы?

Автор: Марина Тумовская

Ссылки

• Жизнь по ежедневнику: достоинства и недостатки, женский журнал myJane.ru
• Где взять лишние минуты и часы, а значит дни и годы, женская социальная сеть myJulia.ru