Разбор бумаг

Разбор бумаг – приведение документов и других бумаг в порядок.

Актуальность

Кому из нас неизвестны кипы бумаг, загромождающих рабочее (а то и личное) пространство? Правильно, только счастливчикам, которые научились разбирать бумаги вовремя, не допуская завалов. А что же все остальные?

Причины бумажных завалов

Причина 1. Неспособность принять решение

Одна из главных причин, по которой мы не кладем бумагу на место (другие варианты – не отправляем, не передаем, не выбрасываем) является неспособность моментально принять решение, которое бы определило судьбу бумаги. Очень часто люди боятся совершить ошибку, поэтому «страхуют» себя бумагами – создают копии, хранят давно устаревшие образцы, старые документы и т.д.

Причина 2. Бессистемность

Вторая причина – отсутствие системы хранения документов и других бумаг. Системы легкой, логичной, в которой было бы легко поддерживать порядок.

Причина 3. Склад характера

Конечно, нельзя не отметить, что одни люди отличаются большей педантичностью, чем другие. Некоторые с бумагами ведут себя точно так же, как с джинсами и рубашкой – бросают на стул вместо того, чтобы отправить в корзину для грязного белья или повесить в шкаф. Как вы понимаете, отсутствие полезной привычки – это плохая новость. Но есть и хорошая. Осознание, насколько новая полезная привычка все класть на свои места облегчила бы вашу жизнь, может заставить вас измениться в лучшую сторону. В конце концов, мы взрослые люди и стремимся к постоянному самосовершенствованию.

Преимущества порядка в бумагах

Хоть эти преимущества и очевидны, перечислим им, чтобы повысить мотивацию в наведении порядка.

Плюс 1. Экономия времени

Если вы знаете, где лежит нужный документ, вам нужна пара секунд, чтобы извлечь его из известного файла или папки. Если вы понятия не имеете, где можно найти нужную бумагу, на это может найти до получаса. Причем, необязательно все закончится «хэппиэндом». Вы можете вообще не найти нужную справку или свидетельство и после бесплодных поисков вам придется отправляться или делать запрос в соответствующее учреждение для получения копии и т.д.

Плюс 2. Экономия пространства

Очевидно, что чем быстрее вы избавляетесь от ненужных бумаг, тем меньше у них шанса занять драгоценное место.

Плюс 3. Повышение производительности

Вряд ли кто-то будет спорить с тем, что хлам не способствует производительности. Во-первых, он раздражает, мешая стройно мыслить. Во-вторых, не позволяет использовать стол по назначению. Как только вы выбросите все лишнее, ум прояснится – вы сможете с легким сердцем приняться за работу.

Плюс 4. Экономия денег

Если вы не можете найти на столе скрепки, вам придется купить еще. И так со всеми канцелярскими принадлежности. Конечно, когда-нибудь они отыщутся. И вы увидите, что вместо одной и у вас уже накопилось 3-4 пачки, которые, опять же, забирают рабочее пространство.

Как навести порядок в бумагах

Порядок в бумагах – порядок в жизни

Как ни странно это прозвучит, но порядок в бумагах очень тесно связан с вашим образом жизни. Если у вас нет времени повесить в шкаф рубашку, и вы бросаете ее на кресло, очевидно, что точно так же вы поступаете и с бумагами. Неразобранные бумаги свидетельствуют и о том, что у вас в жизни очень много проблем, с которыми вы никак не справитесь. И не потому, что у вас на это нет ресурсов. Просто вам очень тяжело принять какое-то решение и двигаться в каком-то выбранном направлении. Поэтому если вас что-то волнует, найдите в себе силы, наконец, выбрать и решить. Тогда легче будет разбираться и с бумагами.

И, кстати, не забывайте, что отсутствие фитнеса и неполноценное питание способствуют повышенной утомляемости. Поэтому пока вы не станете выполнять зарядку и съедать здоровый, заряжающий энергией завтрак, вряд ли вам хватит как моральных, так и физических сил на наведение порядка в своей жизни, - напоминает специалист по организации Реджина Лидс.

Найти место

Определите место для каждой категории бумаг. Сделать это несложно. Достаточно купить несколько папок и подписать, что где лежит. Вот папка для чеков, а вот для договоров. Здесь будет храниться информация по новым законодательным актам, которые постоянно нужны вам для работы, а вот здесь – бизнес-словарик и основная лексика для написания деловых писем иностранным партнерам.

Как только вы определите место для каждой бумаги, вам ничего не будет стоить разложить бумаги по категориям, а заодно выбросить то, что уже не нужно.

Уделять время

Отведите 30 минут в день для наведения порядка на столе. Делать это можно по таймеру – тогда процедура не раздражает. Перебирайте бумаги, кладите их на место или выбрасывайте. Оптимально выработать у себя новую полезную привычку – разбираться с бумагой, как только она к вам поступает. Нет времени? Но потом его придется потратить еще больше, чтобы заново ознакомиться и принять решение. Если вы будете своевременно разбираться с документами и другими бумагами, ваша жизнь станет намного проще.

Автор: Марина Тумовская