План работы на день — различия между версиями

Версия 15:22, 26 октября 2010

Составление плана работы позволяет быть более организованным и эффективным

План работы на день – это список дел, которые необходимо выполнить в определенный день. Записывается план работы в ежедневник / органайзер. Можно использовать электронный органайзер и другие современные «штучки». Правда, практика показывает, что лучше бумажного планировщика все равно ничего нет – не будете же вы таскать компьютер туда-сюда. Зато симпатичный ежедневник станет вашим верным помощником, а если подойти к делу со вкусом, то и шикарным аксессуаром, который будет украшать содержимое вашей дорогой сумки.

Зачем нужен план работы?

• Ничего не упустить из виду. Какой бы хорошей ни была наша память, мы то и дело о чем-то забываем. В этом не всегда виновата наша рассеянность, хотя и она тоже. Человек просто физически не может всё держать в голове, а потому куда проще фиксировать все необходимые дела в ежедневнике. Вместе с напоминалками план работы на день сделает вашу жизнь гораздо проще.

• Организоваться. Вторая важная функция плана – это организация. Как ни крути, а составленный план организует, не дает расслабиться. Ведь после одной выполненной задачи следует другая, и так целый день. Отвлечешься – не успеешь.

• Быть эффективным. Как доказывают многочисленные исследования, план в частности и тайм-менеджмент в целом позволяют человеку быть эффективным. Во-первых, потому что время, требуемое для выполнения того или иного задания, вы рассчитываете заранее. А значит у вас нет повода «затягивать» реализацию. Во-вторых, план не дает забыть вам о важных делах дня, а также о значимой, но нелюбимой работе, которую мы склонны изо дня в день откладывать на потом.

Время – дорогой ресурс

Признаки хорошего плана

Хороший план составляется накануне. Если вы приступите к его написанию в начале рабочего дня, есть все шансы упустить что-то важное.

Хороший план – это план напряженный, но посильный. Если вы запланировали слишком много, то рискуете испортить все планирование, поскольку дела сдвинутся. Кроме того, вам обеспечена неудовлетворенность, поскольку не все намеченное было выполнено. Вы можете разочароваться в планировании и бросить «это неблагодарное дело». С другой стороны, если вы запланируете мало, то будете неэффективны. Оставшееся свободное время вы скорее всего потратите без пользы, а это потакание собственной лени и пустая трата дорогого ресурса.

Хороший план – это план, включающий, прежде всего, срочные дела, как бы сильно вам ни хотелось к ним приступать.

Хороший план – это план, который также включает задачи, которые терпят недолгого отлагательства. Их заблаговременное выполнение позволит вам разгрузить завтрашний, а то и послезавтрашний день. Также это может подстраховать в случае появления новой срочной работы. Помните народную мудрость – не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.

Хороший план – это план, в котором вы успеваете позаботиться о своем здоровье. Никогда не отказывайтесь от полноценного обеда – в противном случае просто не сможете эффективно работать во второй половине дня. Не забывайте делать паузы для гимнастики (офисная гимнастика, упражнения для глаз). Не пропускайте кофе-паузы – это напиток (или чай – как кому нравится), придающий энергии и улучшающий настроение.

Тайм-менеджмент позволяет всю работу делать вовремя

Помехи для реализации плана

• Эмоции. Попытайтесь избавиться от эмоций и просто делать свою работу. На самом деле эмоции очень сильно мешают работе. Во-первых, они способны поселить в нас неуверенность. Тогда вместо выполнения работы мы будем долго и нудно рассуждать, способны ли мы ее выполнить, сколько времени на это потребуется, каким тяжелым будет процесс выполнения и т.д. Во-вторых, нередко нас отвлекают чувства и эмоции из личной сферы. Нужно научиться отгораживаться от них – чтобы утренняя ссора с мужем не привела к потере половины рабочего дня, во время которой вы будете сидеть с кислым видом, раскладывая пасьянс «Косынка» или жаловаться подруге по телефону.

• Хронофаги. Кстати, о «Косынке». Если вы хотите улучшить производительность труда и добиться успеха, лучше удалить с компьютера этот и другие соблазны. На них можно потратить много рабочего времени, а толку от этого как от козла молока. Советует также минимизировать воздействие других внутренних и внешних пожирателей времени.

Правила составления плана

• Начните с главного. Никогда не следует стартовать с мелочей с целью «раскачаться». Свежие мозги и силы необходимо направить на самую сложную работу. Вспомните, нам это советовали делать еще в школе – подготовку уроков начинать с самых сложных.

• Психологи советуют составлять план в прошедшем времени, например, «Я договорилась встретиться с PR-директором компании “K.”» или «Я составила недельный отчет». По заверениям специалистов, это психологически облегчает вашу задачу.

• Особо важные дела помечайте специальным знаком: например, восклицательным знаком. Также можно воспользоваться буквами – «А» для срочных дел, «Б» для терпящих отлагательство срочных, «В» для несрочных. Планируя следующий день, вы сможете, не напрягая память, перенести дела с пометкой «Б» на завтра, сделав их «А».

• Когда дело выполнено, вам остается вычеркнуть его из списка или поставить напротив «плюсик».

Ссылки

• Жизнь по ежедневнику: достоинства и недостатки, статья на myJane.ru
• Где взять лишние минуты и часы, а значит дни и годы, статья на myJulia.ru
• Если вам не хватает времени, статья на myJulia.ru
• Несколько советов, как эффективно работать дома и не сойти при этом с ума, статья на myJulia.ru